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사무자동화산업기사를 위한 MS 엑셀 집중 연습(5)
미리보기한 후에 인쇄하기
실제 시험에서 인쇄 작업에는 원칙적으로 10분의 시간이 할당되어 있다.
지금까지 아무리 잘 처리를 했다고 하더라도 인쇄할 때 오류가 나면 0점 처리되므로 인쇄할 때는 매우 신중해야 하므로 미리보기를 통해 인쇄 설정을 완벽하게 해 놓아야 한다.
인쇄 용지는 A4 용지를 기준으로 3∼6매를 사용할 수 있다. 1장에 1개의 작업을 수행하거나 1매에 2가지 작업을 수행할 수도 있다. 작업 표 작성 작업(SP), 자료 처리 작업(DBMS), 프리젠테이션 작업(PT)에 각각 2개 정도의 작업이 주어지니까 최대 6매에 걸쳐 인쇄할 수 있다는 것이다. 그러나 하나의 작업 내용이 절대 1장을 초과해서 출력되어서는 안된다. 이럴 경우 이유여하를 막론하고 0점으로 처리된다.
표 작성 작업에 35점이 배점되어 있으니, 만약 표 작성 작업이 0점으로 처리되면 나머지 두 개의 작업에서 실수하지 않으면 60점이 넘으니 합격할 수 있지 않을까? 아니다. 3개의 작업 중에서 1개의 작업이라도 전혀 수행되지 않거나 0점인 경우에는 실격된다.
도구모음에서 미리보기 도구를 클릭해 미리보기 화면을 표시한다.
가장 먼저 작업표와 차트가 한 화면에 보이는지 확인해야 한다. 만약 그렇지 않을 경우 작업표의 셀 너비 또는 높이를 조절하거나 차트 크기를 조절하여 반드시 한 화면에 보이도록 해야 한다.
그런 다음 [설정] 단추를 눌러 페이지 설정 대화 상자를 불러 온다. 페이지 대화 설정 대화 상자에서는 '페이지의 가운데에'라는 항목에서 가로(Z), 세로(V)를 각각 체크 표시하여 인쇄물이 A4 용지의 가운데에 위치하도록 한다.
<그림16> 미리보기 화면에서 페이지 설정하기
작업물이 용지의 가운데에 위치하지 않았다고 감점되는 것은 아니지만 보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다고 이왕이면 채점관이 보기 좋게 출력하는 것이 좋다.
엑셀 내장 함수 집중 연습
사무자동화산업기사 실기 시험에서 자주 출제되는 함수라면 단연 SUM 함수와 AVERAGE 함수이다.
그러나 간혹 RANK, IF 등의 함수도 출제된다. 어떠한 함수가 출제될지 모르기 때문에 아래에서 열거하는 함수에 대해서는 꼭 숙지하고 시험에 임하여야 한다. 만약 시간이 없다면 기타 함수를 제외한 기초 통계, IF, 고급 합계 함수만큼이라도 꼭 숙지하여야 한다.
(1) 기초 통계 함수
성적표와 관련된 문제가 출제될 때는 RANK 함수가 반드시 출제된다. 꼭 알고 있어야 한다.
RANK 함수에서 사용하는 범위는 대개 고정된 셀 범위를 사용하므로 절대 주소 형식을 취한다. 절대 주소는 셀 주소를 나타내는 행과 열 번호 앞에 $ 기호를 붙여놓은 것을 말한다.
예를 들어, C2∼C10 셀 중에서 C4 셀의 순위를 구하려면
=RANK(C4,$C$2,$C$10) 와 같이 사용한다. 만약 이 셀을 다른 셀에 복사하여 붙이면 C4 셀의 주소만 변경되고 $C$2, $C$10 셀의 주소값은 변하지 않는다. 이렇게 셀 주소를 고정하려면 고정할 열 문자 또는 행 번호 앞에 $ 기호를 붙이면 된다.
지금까지 실습한 상품 재고 관리 시트를 <그림17>과 같이 변형하여 SUM, AVERAGE, MAX, MIN, RANK를 이용하여 합계, 평균, 최대값, 최소값, 순위를 구해보자.
<그림17>
(2) IF 함수
많은 수험자들이 IF 함수를 가장 어려워하고 있다. 특히 IF 함수를 중첩해 사용할 경우에 많은 실수를 범한다.
IF 함수는 그 형식만 충분히 이해한다면 여타 함수와 마찬가지로 그렇게 어려울 것이 없는 함수다.
단일 IF 함수 : IF(조건식, 값1, 값2)
중첩 IF 함수 : IF(조건식1, 값1, IF(조건식2, 값2, 값3))
3중 IF 함수 : IF(조건식1, 값1, IF(조건식2, 값2, IF(조건식3, 값3, 값4)))
예를 들어 점수가 80점 이상이면 "합격", 그렇지 않으면 "불합격"이라고 한다면
=IF(G4>=80, "합격", "불합격") 이라고 쓰면 된다.
그런데 만약 80점 이상이면 "상", 70점 이상 80점 미만이면 "중", 70점 미만이면 "하"라고 표시하려면 어떻게 해야할까? 이럴 때 IF 문을 중첩하여 사용한다.
=IF(G4>=80, "상", IF(G4>=70, "중", "하"))
IF를 중첩하는 규칙은 간단하다. 단일 IF 함수의 값2 대신에 IF 함수문을 하나 더 쓰면 된다. 즉 값2가 들어갈 자리에 IF(조건식, 값1, 값2)와 같은 식이 들어가면 된다. 만약 IF 문을 하나 더 쓰고 싶다면, 마찬가지로 값2 자리에 IF(조건식, 값1, 값2)의 식이 들어가면 된다. 그것이 바로 위에서 나열한 중첩 IF 함수, 2중 IF 함수인 것이다. 이렇게 IF 함수는 여러 번 중첩해서 사용할 수 있다.
상품 재고 관리 시트에 <그림18>과 같이 재고평가라는 열을 하나 만들어 재고수량이 30을 초과하면 "재고과다", 10을 초과하고 30 이하이면 "적정재고", 10 이하이면 "재고부족"이 표시되도록 만들어 보자.
<그림18> AVERAGE, MAX, MIN 함수 사용 예
(3) 고급 합계 함수
주어진 조건에 맞는 행만 계산하는 유형의 문제가 자주 출제된다. 대개의 경우 SUMIF와 COUNgif를 꼭 알야아만 해결할 수 있는 문제가 출제된다.
SUMINF와 COUNgif 함수는 RANK 함수와 마찬가지로 절대 주소를 사용할 때가 많다.
조건을 직접 지정하거나 셀 주소를 이용할 수 있다.
조건을 직접 지정할 때에는 큰 따옴표(" ")로 둘러싸야 한다. 조건으로 셀 주소를 사용할 경우에는 따옴표를 쓰지 않는다.
예를 들어 상품 재고 관리 시트에서 판매 금액이 20,000 이상인 품목의 수를 계산하려면,
=COUNgif(I4:I16,">20000") 와 같이 하면 된다.
(4) 기타 주요 함수
수학/삼각 함수 : ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, TRUNC, INT, SQRT, SIGN, ABS
통계 함수 : COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, LAGE, SMALL
날짜와 시간 함수 : NOW, TODAY, DATE, TIME, YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND, WEEKDAY
위 함수에 대한 자세한 사용법은 엑셀에 내장된 도움말을 이용해 확인하도록 한다.
<그림19> 함수를 모를 때는 함수 마법사 사용
아무리 철저하게 준비했어도 시험장에서 제 실력을 발휘할 수 없는 사람들이 있기 마련이다. 만약 시험장에서 함수의 사용법에 대해 정확하게 기억나지 않는다면 함수 마법사를 이용하는 것이 좋다.
함수 마법사는 도구 모음에서 fx로 표시된 도구를 누르면 실행된다.
원하는 함수 범주와 함수 이름을 선택하고 [확인]을 누르면 해당 함수에서 필요한 인자를 입력받는 대화 상자(그림21)가 나타난다. 이 대화 상자의 도움말을 적절히 보면서 필요한 인자를 입력하고 [확인]을 누르면 함수식이 자동으로 입력된다.
<그림20> 함수 마법사에서 함수 선택하기
<그림21> 함수 마법사를 이용한 함수 인자 입력
이상 동주아빠 손병목이었습니다.
실제 시험에서 인쇄 작업에는 원칙적으로 10분의 시간이 할당되어 있다.
지금까지 아무리 잘 처리를 했다고 하더라도 인쇄할 때 오류가 나면 0점 처리되므로 인쇄할 때는 매우 신중해야 하므로 미리보기를 통해 인쇄 설정을 완벽하게 해 놓아야 한다.
인쇄 용지는 A4 용지를 기준으로 3∼6매를 사용할 수 있다. 1장에 1개의 작업을 수행하거나 1매에 2가지 작업을 수행할 수도 있다. 작업 표 작성 작업(SP), 자료 처리 작업(DBMS), 프리젠테이션 작업(PT)에 각각 2개 정도의 작업이 주어지니까 최대 6매에 걸쳐 인쇄할 수 있다는 것이다. 그러나 하나의 작업 내용이 절대 1장을 초과해서 출력되어서는 안된다. 이럴 경우 이유여하를 막론하고 0점으로 처리된다.
표 작성 작업에 35점이 배점되어 있으니, 만약 표 작성 작업이 0점으로 처리되면 나머지 두 개의 작업에서 실수하지 않으면 60점이 넘으니 합격할 수 있지 않을까? 아니다. 3개의 작업 중에서 1개의 작업이라도 전혀 수행되지 않거나 0점인 경우에는 실격된다.
도구모음에서 미리보기 도구를 클릭해 미리보기 화면을 표시한다.
가장 먼저 작업표와 차트가 한 화면에 보이는지 확인해야 한다. 만약 그렇지 않을 경우 작업표의 셀 너비 또는 높이를 조절하거나 차트 크기를 조절하여 반드시 한 화면에 보이도록 해야 한다.
그런 다음 [설정] 단추를 눌러 페이지 설정 대화 상자를 불러 온다. 페이지 대화 설정 대화 상자에서는 '페이지의 가운데에'라는 항목에서 가로(Z), 세로(V)를 각각 체크 표시하여 인쇄물이 A4 용지의 가운데에 위치하도록 한다.
<그림16> 미리보기 화면에서 페이지 설정하기
작업물이 용지의 가운데에 위치하지 않았다고 감점되는 것은 아니지만 보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다고 이왕이면 채점관이 보기 좋게 출력하는 것이 좋다.
엑셀 내장 함수 집중 연습
사무자동화산업기사 실기 시험에서 자주 출제되는 함수라면 단연 SUM 함수와 AVERAGE 함수이다.
그러나 간혹 RANK, IF 등의 함수도 출제된다. 어떠한 함수가 출제될지 모르기 때문에 아래에서 열거하는 함수에 대해서는 꼭 숙지하고 시험에 임하여야 한다. 만약 시간이 없다면 기타 함수를 제외한 기초 통계, IF, 고급 합계 함수만큼이라도 꼭 숙지하여야 한다.
(1) 기초 통계 함수
성적표와 관련된 문제가 출제될 때는 RANK 함수가 반드시 출제된다. 꼭 알고 있어야 한다.
RANK 함수에서 사용하는 범위는 대개 고정된 셀 범위를 사용하므로 절대 주소 형식을 취한다. 절대 주소는 셀 주소를 나타내는 행과 열 번호 앞에 $ 기호를 붙여놓은 것을 말한다.
예를 들어, C2∼C10 셀 중에서 C4 셀의 순위를 구하려면
=RANK(C4,$C$2,$C$10) 와 같이 사용한다. 만약 이 셀을 다른 셀에 복사하여 붙이면 C4 셀의 주소만 변경되고 $C$2, $C$10 셀의 주소값은 변하지 않는다. 이렇게 셀 주소를 고정하려면 고정할 열 문자 또는 행 번호 앞에 $ 기호를 붙이면 된다.
지금까지 실습한 상품 재고 관리 시트를 <그림17>과 같이 변형하여 SUM, AVERAGE, MAX, MIN, RANK를 이용하여 합계, 평균, 최대값, 최소값, 순위를 구해보자.
<그림17>
(2) IF 함수
많은 수험자들이 IF 함수를 가장 어려워하고 있다. 특히 IF 함수를 중첩해 사용할 경우에 많은 실수를 범한다.
IF 함수는 그 형식만 충분히 이해한다면 여타 함수와 마찬가지로 그렇게 어려울 것이 없는 함수다.
단일 IF 함수 : IF(조건식, 값1, 값2)
중첩 IF 함수 : IF(조건식1, 값1, IF(조건식2, 값2, 값3))
3중 IF 함수 : IF(조건식1, 값1, IF(조건식2, 값2, IF(조건식3, 값3, 값4)))
예를 들어 점수가 80점 이상이면 "합격", 그렇지 않으면 "불합격"이라고 한다면
=IF(G4>=80, "합격", "불합격") 이라고 쓰면 된다.
그런데 만약 80점 이상이면 "상", 70점 이상 80점 미만이면 "중", 70점 미만이면 "하"라고 표시하려면 어떻게 해야할까? 이럴 때 IF 문을 중첩하여 사용한다.
=IF(G4>=80, "상", IF(G4>=70, "중", "하"))
IF를 중첩하는 규칙은 간단하다. 단일 IF 함수의 값2 대신에 IF 함수문을 하나 더 쓰면 된다. 즉 값2가 들어갈 자리에 IF(조건식, 값1, 값2)와 같은 식이 들어가면 된다. 만약 IF 문을 하나 더 쓰고 싶다면, 마찬가지로 값2 자리에 IF(조건식, 값1, 값2)의 식이 들어가면 된다. 그것이 바로 위에서 나열한 중첩 IF 함수, 2중 IF 함수인 것이다. 이렇게 IF 함수는 여러 번 중첩해서 사용할 수 있다.
상품 재고 관리 시트에 <그림18>과 같이 재고평가라는 열을 하나 만들어 재고수량이 30을 초과하면 "재고과다", 10을 초과하고 30 이하이면 "적정재고", 10 이하이면 "재고부족"이 표시되도록 만들어 보자.
<그림18> AVERAGE, MAX, MIN 함수 사용 예
(3) 고급 합계 함수
주어진 조건에 맞는 행만 계산하는 유형의 문제가 자주 출제된다. 대개의 경우 SUMIF와 COUNgif를 꼭 알야아만 해결할 수 있는 문제가 출제된다.
SUMINF와 COUNgif 함수는 RANK 함수와 마찬가지로 절대 주소를 사용할 때가 많다.
조건을 직접 지정하거나 셀 주소를 이용할 수 있다.
조건을 직접 지정할 때에는 큰 따옴표(" ")로 둘러싸야 한다. 조건으로 셀 주소를 사용할 경우에는 따옴표를 쓰지 않는다.
예를 들어 상품 재고 관리 시트에서 판매 금액이 20,000 이상인 품목의 수를 계산하려면,
=COUNgif(I4:I16,">20000") 와 같이 하면 된다.
(4) 기타 주요 함수
수학/삼각 함수 : ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, TRUNC, INT, SQRT, SIGN, ABS
통계 함수 : COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, LAGE, SMALL
날짜와 시간 함수 : NOW, TODAY, DATE, TIME, YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, SECOND, WEEKDAY
위 함수에 대한 자세한 사용법은 엑셀에 내장된 도움말을 이용해 확인하도록 한다.
<그림19> 함수를 모를 때는 함수 마법사 사용
아무리 철저하게 준비했어도 시험장에서 제 실력을 발휘할 수 없는 사람들이 있기 마련이다. 만약 시험장에서 함수의 사용법에 대해 정확하게 기억나지 않는다면 함수 마법사를 이용하는 것이 좋다.
함수 마법사는 도구 모음에서 fx로 표시된 도구를 누르면 실행된다.
원하는 함수 범주와 함수 이름을 선택하고 [확인]을 누르면 해당 함수에서 필요한 인자를 입력받는 대화 상자(그림21)가 나타난다. 이 대화 상자의 도움말을 적절히 보면서 필요한 인자를 입력하고 [확인]을 누르면 함수식이 자동으로 입력된다.
<그림20> 함수 마법사에서 함수 선택하기
<그림21> 함수 마법사를 이용한 함수 인자 입력
이상 동주아빠 손병목이었습니다.