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사무자동화산업기사를 위한 MS 엑셀 집중 연습(4)
차트 작성(1) - 원본 범위 지정
차트를 만들려면 가장 먼저 차트로 만들 자료의 범위를 지정해야 한다.
문제에서 “재고수량이 10개 이하인 상품명의 판매금액과 입고금액을 나타내는 그래프를 작성”하라고 하였다.
따라서 먼저 재고수량, 판매금액, 입고금액을 선택하고, 재고수량이 10개 이하인 세탁기, 가습기, HDTV, 칼라TV, 김치냉장고의 상품명과 판매금액, 입고금액을 모두 선택한다. 이처럼 띄엄띄엄 떨어져 있는 여러 셀들을 선택하기 위해서는 Ctrl 키를 누른 상태에서 범위를 지정해야 한다.
B3～I3 셀까지 범위 선택(드래그) → Ctrl 키를 누른 상태에서 B9～I9 셀까지 선택 → 같은 방법으로 B10～I10, B14～I16 셀까지 차례대로 선택
<그림9> 차트 만들 범위 지정
차트 작성(2) - 차트 마법사
범위를 선택하였으면 차트 마법사를 실행한다. 차트 마법사는 도구 모음에서 ‘차트 마법사’ 도구를 실행하는 것이 편리하다.
(1) 4단계 중 1단계
<그림10> 차트 마법사 1단계
차트의 종류를 선택한다. 문제에서 평면형 수직 연속 막대 그래프라고 지정하였다. MS 차트 종류에 평면형 수직 연속 막대 그래프라는 항목은 없다. 대신 가장 유사한 항목인 세로 막대형 차트를 선택한다.
(2) 4단계 중 2단계
<그림11> 차트 마법사 2단계
데이터 범위와 계열 위치를 지정하는 단계이다.
데이터 범위는 차트 마법사를 실행하기 전에 정확하게 지정하였다면 달리 수정할 필요는 없다.
계열 위치를 행 또는 열 중 하나를 선택해야하는데 기본적으로 행이 선택되어 있다. 그러나 이 문제에서는 X 축에 상품명이 들어가고 Y 축에 금액이 표시되어야 하므로 계열 위치를 열로 선택해야 한다. 행 또는 열을 각각 선택하면서 원하는 모양인지 확인해 보면 쉽게 알 수 있다.
(3) 4단계 중 3단계
<그림12> 차트 마법사 3단계
제목, 축, 눈금선, 범례 등을 지정하는 단계이다.
차트 제목 입력란에 “우수 판매 재고 현황”이라고 쓰고, X(항목) 축 입력란에 “상품명”, Y(항목) 축 입력란에 “금액(천원)”을 입력한다. 축이나 눈금선 탭은 달리 수정할 것이 없고, 범례 탭에서 범례 표시 여부가 선택되어 있는지 확인한다. 문제에서 범례의 위치에 대해 별다른 조건이 없으므로 위치는 기본 위치인 오른쪽으로 해둔다.
(4) 4단계 중 4단계
<그림13> 차트 마법사 4단계
작성한 차트를 삽입할 위치를 지정하는 단계이다.
문제에서 차트의 너비가 작업표의 너비에 맞추라고 하였다. 따라서 차트를 별도의 시트가 아닌 작업표 하단에 위치하는 것이 좋겠다. 작업표 하단에 위치하려면 차트 위치를 ‘워크시트에 삽입’으로 선택하고 목록에서 작업표가 있는 시트를 찾으면 된다. 시트의 이름을 변경한 적이 없으므로 기본값인 'Sheet1'일 것이다.
차트 작성(3) - 위치와 크기
차트가 Sheet1에 삽입되었으면 이제 위치와 크기 조절 그리고 그래프 작성 조건에서 빠진 사항이 없는지 점검을 해야한다.
먼저 차트의 위치는 작업표 하단으로 옮기고 가로 너비는 작업표의 너비와 동일하게 조절한다. 차트의 세로 길이에 대한 규정은 없으므로 적절히 조절한다. 단, 나중에 출력할 때 작업표와 차트까지 한 장의 문서에 인쇄되어야 하므로 세로 길이를 너무 확대하지는 말자.
<그림14> 차트의 위치와 크기 조절
차트 작성(4) - 서식 지정, 확인
차트 작성 마지막 단계로 문제에서 제시한 조건을 모두 반영했는지 확인을 해야한다.
그래프 작성 조건 2)를 보면 그래프 제목을 확대 출력하라는 문장이 있다. 제목을 몇 포인트로 하라는 규정이 없으므로 차트에서 제목을 클릭한 다음 적당한 포인트를 지정하면 된다.
그래프 작성 조건 6)을 보면 Y축 눈금 단위, 최소값, 최대값 등이 지정되어 있다. 차트의 Y축을 확인하고 문제의 조건 대로 표시되었다면 상관없지만 그렇지 않을 경우에는 Y 축의 눈금을 문제와 같이 설정해 주어야 한다.
Y 축의 눈금 단위, 최소값, 최대값을 지정하려면 차트에서 Y 축을 더블클릭한 다음 축 서식 대화 상자에서 조절하면 된다. 축 서식 대화 상자의 눈금 탭에는 Y 축 눈금과 관련한 자세한 항목들을 설정할 수 있다.
<그림15> 축 서식에서 눈금 간격 조절
참고로 예전에 차트의 X 축 제목을 오름차순으로 정렬하라는 문제가 나온 적이 있다. 상당히 많은 수험자들이 당황하고 실수를 했다.
MS의 차트 작성 기능에는 축 제목을 정렬하는 기능이 없다. 이럴 때에는 작업표를 다른 시트로 복사한 다음 복사한 작업표의 X 축 제목에 해당되는 열 또는 행을 기준으로 미리 정렬한 다음 차트를 작성해야 한다.
이상 동주아빠 손병목이었습니다.
차트를 만들려면 가장 먼저 차트로 만들 자료의 범위를 지정해야 한다.
문제에서 “재고수량이 10개 이하인 상품명의 판매금액과 입고금액을 나타내는 그래프를 작성”하라고 하였다.
따라서 먼저 재고수량, 판매금액, 입고금액을 선택하고, 재고수량이 10개 이하인 세탁기, 가습기, HDTV, 칼라TV, 김치냉장고의 상품명과 판매금액, 입고금액을 모두 선택한다. 이처럼 띄엄띄엄 떨어져 있는 여러 셀들을 선택하기 위해서는 Ctrl 키를 누른 상태에서 범위를 지정해야 한다.
B3～I3 셀까지 범위 선택(드래그) → Ctrl 키를 누른 상태에서 B9～I9 셀까지 선택 → 같은 방법으로 B10～I10, B14～I16 셀까지 차례대로 선택
<그림9> 차트 만들 범위 지정
차트 작성(2) - 차트 마법사
범위를 선택하였으면 차트 마법사를 실행한다. 차트 마법사는 도구 모음에서 ‘차트 마법사’ 도구를 실행하는 것이 편리하다.
(1) 4단계 중 1단계
<그림10> 차트 마법사 1단계
차트의 종류를 선택한다. 문제에서 평면형 수직 연속 막대 그래프라고 지정하였다. MS 차트 종류에 평면형 수직 연속 막대 그래프라는 항목은 없다. 대신 가장 유사한 항목인 세로 막대형 차트를 선택한다.
(2) 4단계 중 2단계
<그림11> 차트 마법사 2단계
데이터 범위와 계열 위치를 지정하는 단계이다.
데이터 범위는 차트 마법사를 실행하기 전에 정확하게 지정하였다면 달리 수정할 필요는 없다.
계열 위치를 행 또는 열 중 하나를 선택해야하는데 기본적으로 행이 선택되어 있다. 그러나 이 문제에서는 X 축에 상품명이 들어가고 Y 축에 금액이 표시되어야 하므로 계열 위치를 열로 선택해야 한다. 행 또는 열을 각각 선택하면서 원하는 모양인지 확인해 보면 쉽게 알 수 있다.
(3) 4단계 중 3단계
<그림12> 차트 마법사 3단계
제목, 축, 눈금선, 범례 등을 지정하는 단계이다.
차트 제목 입력란에 “우수 판매 재고 현황”이라고 쓰고, X(항목) 축 입력란에 “상품명”, Y(항목) 축 입력란에 “금액(천원)”을 입력한다. 축이나 눈금선 탭은 달리 수정할 것이 없고, 범례 탭에서 범례 표시 여부가 선택되어 있는지 확인한다. 문제에서 범례의 위치에 대해 별다른 조건이 없으므로 위치는 기본 위치인 오른쪽으로 해둔다.
(4) 4단계 중 4단계
<그림13> 차트 마법사 4단계
작성한 차트를 삽입할 위치를 지정하는 단계이다.
문제에서 차트의 너비가 작업표의 너비에 맞추라고 하였다. 따라서 차트를 별도의 시트가 아닌 작업표 하단에 위치하는 것이 좋겠다. 작업표 하단에 위치하려면 차트 위치를 ‘워크시트에 삽입’으로 선택하고 목록에서 작업표가 있는 시트를 찾으면 된다. 시트의 이름을 변경한 적이 없으므로 기본값인 'Sheet1'일 것이다.
차트 작성(3) - 위치와 크기
차트가 Sheet1에 삽입되었으면 이제 위치와 크기 조절 그리고 그래프 작성 조건에서 빠진 사항이 없는지 점검을 해야한다.
먼저 차트의 위치는 작업표 하단으로 옮기고 가로 너비는 작업표의 너비와 동일하게 조절한다. 차트의 세로 길이에 대한 규정은 없으므로 적절히 조절한다. 단, 나중에 출력할 때 작업표와 차트까지 한 장의 문서에 인쇄되어야 하므로 세로 길이를 너무 확대하지는 말자.
<그림14> 차트의 위치와 크기 조절
차트 작성(4) - 서식 지정, 확인
차트 작성 마지막 단계로 문제에서 제시한 조건을 모두 반영했는지 확인을 해야한다.
그래프 작성 조건 2)를 보면 그래프 제목을 확대 출력하라는 문장이 있다. 제목을 몇 포인트로 하라는 규정이 없으므로 차트에서 제목을 클릭한 다음 적당한 포인트를 지정하면 된다.
그래프 작성 조건 6)을 보면 Y축 눈금 단위, 최소값, 최대값 등이 지정되어 있다. 차트의 Y축을 확인하고 문제의 조건 대로 표시되었다면 상관없지만 그렇지 않을 경우에는 Y 축의 눈금을 문제와 같이 설정해 주어야 한다.
Y 축의 눈금 단위, 최소값, 최대값을 지정하려면 차트에서 Y 축을 더블클릭한 다음 축 서식 대화 상자에서 조절하면 된다. 축 서식 대화 상자의 눈금 탭에는 Y 축 눈금과 관련한 자세한 항목들을 설정할 수 있다.
<그림15> 축 서식에서 눈금 간격 조절
참고로 예전에 차트의 X 축 제목을 오름차순으로 정렬하라는 문제가 나온 적이 있다. 상당히 많은 수험자들이 당황하고 실수를 했다.
MS의 차트 작성 기능에는 축 제목을 정렬하는 기능이 없다. 이럴 때에는 작업표를 다른 시트로 복사한 다음 복사한 작업표의 X 축 제목에 해당되는 열 또는 행을 기준으로 미리 정렬한 다음 차트를 작성해야 한다.
이상 동주아빠 손병목이었습니다.