삼성처럼 회의하라

책은 제목이 참 중요합니다. 너무나 당연한 말이지만, 저처럼 책을 인터넷으로 구매하는 경우에는 더더욱 그러합니다. 책을 살 때 제목이 미치는 영향이 아마 50%는 족히 넘으리라 생각합니다. 이 책은 순전히 제목만 보고 산 경우입니다. '회의 방법론'에 관해서는 익히 널리 알려진 원칙들이 있으므로 굳이 책으로까지 사서 볼 생각이 없었지만, 순전히 '삼성처럼'이라는 말에 혹시나~ 싶어서 샀던 것입니다.

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   제   목 : 삼성처럼 회의하라
   지은이 : 김영한,김영안 공저
   펴낸곳 : 청년정신 (초판 출간일 - 알 수 없음 | 2004.9.10일刊 초판 3쇄를 읽음) ￦9,000

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역시 별 다른 내용은 없습니다. 이 책의 목차만 보아도 내용의 반 이상은 읽은 것이나 마찬가지일 것이니다.
삼성은 준비 없이 회의하지 않는다 / 회의를 기획하라 / 회의 목적을 분명히 하라 / 회의를 사전에 공지하라 / 참가자를 선정하라 / 회의 자료를 미리 배포하라 / 시간을 분배하라 / 회의 비용을 명시하라 / 회의장을 준비하라... 등이 이 책의 목차에 나오는 소제목입니다. 본문에서는 여기에 약간의 살만 붙이고 있습니다.

그러나, '별 내용 없다'고 그냥 넘어가기에는 이 책의 내용이 우리의 삶과 너무나 밀접하게 연관되어 있습니다. 매우 당연한 원칙들이지만, 실천을 하지 않음으로 해서 매일같이 시간과 에너지를 낭비하고 있습니다. 이번 기회에 회의에 대한 원칙을 다시 세우고, 나름대로의 회의 방법론을 정하여 실천에 옮김으로써, 차제에 더이상 회의(懷疑)적인 회의가 아니라 생산적인 회의를 할 수 있도록 바꾸어 나가야 할 것입니다.

다들 알고 계신 내용이겠지만 이번 기회에 꼭 '실천'할 수 있기를 바라면서 책 내용 중 일부만 옮겨 적습니다.

잘못되는 회의의 유형

• 왜 회의를 하는지 모른다.
  
• 무엇이 문제인지 모른다.
  
• 대책이 없다.
  
• 결론이 없다.
  
• 시간 개념이 없다.(늦게 시작해서 늦게 끝난다)
  
• 청문회 같다.(신상 공격이 난무한다)
  
• 설교 같다.(한 사람만 발언한다)
  
• 교육 같다.(교육인지 회의인지가 불분명하다)
  
• 참가자가 왜 자신이 여기에 왔는지를 모른다.

공감하시죠? ^^

삼성은 이렇게 회의한다 (3·3·7 원칙)

• 3가지 사고(3 Ways Of Thinking) : 계획된 회의를 위하여
  
  1. 필요성 : 꼭 필요한 회의인가? 스스로 결정하면 되는 것이 아닌가? 더 좋은 수단이 있지 않은가?
     
  2. 간소화 : 참석자를 줄일 수 없는가? 시간 또는 배포 자료를 줄일 수는 없는가?
     
  3. 통합/위임 : 다른 회의와 겸해서 할 수는 없는가? 권한 위임으로 해결할 수는 없는가? 다른 회의에 맡겨도 좋은 내용은 아닌가?
  
  
• 3가지 원칙(3 Principles) : 효율적인 회의를 위하여
  
  1. 회의 없는 날을 운영한다.
     
  2. 회의 시간은 1시간을 원칙으로 하고 최대 1시간 반을 넘지 않는다.
     정시가 아닌 10분 또는 15분에 시작해서 정시에 끝내는 방법도 좋다.
     
  3. 회의 기록은 한 장으로 정리한다. 그리고 배포한다.
  
  
• 7가지 지침(7 Rules)
  
  1. 시간 엄수! 모두 참석하지 않아도 정시에 시작한다. 시작할 때 종료시간을 미리 공표한다.
     
  2. 회의에 들어가는 경비를 회의자료에 명시한다. 모은 회의의 기회비용을 산출하여 참석자들에게 사전에 공지한다.
     
  3. 참석자를 꼭 필요한 거임자나 담당자로 제한해 최소화한다.
     
  4. 목적을 명확히 한다. 정보공유를 위한 것인지 의사결정을 위한 것인지, 사전에 참석자에게 통보한다.
     
  5. 회의 자료는 사전에 배포하고 회의 전에 의제를 검토한다. 사내 인트라넷을 이용해 회의자료는 사전에 배포할 수 이다.
     
  6. 참석자 전원이 발언하도록 하고, 발표된 의견은 존중한다. 모든 사람이 발언핟록 하는 것은 회의에 참석해서 시간을 낭비해서는 안 된다는 의식을 심어주기 위함이다.
     
  7. 결정된 사항만을 기록해 보관한다.

일본 IBM의 회의 중 금지 표현 목록 (애매한 표현은 금지!)

• 대체로
  ex) 대체로 끝났다. 대체로 가능하다.
  
• 대략
  ex) 대략 완료되었다. 대략 전망이 보인다.
  
• 거의
  ex) 거의 문제가 없다. 거의 예정대로 되었다.
  
• 아마
  ex) 아마 가능할 것이다. 아마 성공할 것이다.
  
• 생각한다
  ex) 가능하다고 생각한다. 무리라고 생각한다.
  
• 기타
  ex) 어느 정도는 완료되었다. 꽤 시간이 걸린다. 조만간 완료할 것이다. 상당할 것이다. 열심히 하겠다. 조속히 추진하겠다. 어느 정도의 선에서...

대략 공감되죠? ㅎㅎㅎ

그러나 이 모든 것보다 더 중요한 것은 이렇게 회의를 통해 결정된 것이 반드시 '업무와 연결'되어야 한다는 것입니다.
회의에서 이런 저런 조언하는 사람이 넘쳐나는데, 정작 실행에 옮겨야할 때는 아무도 보이지 않는 경우가 있습니다. 두말 할 필요 없이 우리에게 필요한 사람은 실행하는 사람입니다. 회의록을 작성하고 회의록에 행동 계획을 포함하는 것은 바로 이 때문입니다.

벌써 한 주가 다 지나가고 있습니다. 이번 주에도 수많은 회의를 했을텐데도, 말만 있고 실행은 없었던 건 아닌지 점검해봐야겠습니다. 한 주의 마무리를 알차게 하시고 편안한 주말 보내시기 바랍니다.