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Name |
| 손병목 |
(2002-02-10 11:12:25, Hit : 9832, Vote : 1639)
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| Homepage |
http://www.itmembers.net |
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| Subject |
[워드1급]제1과목-5.공문서의 처리(2) |
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오늘은 어제에 이어 공문서 처리 그 두번째 시간 "공문서 작성"에 대해 얘기할까 합니다.
너무 일반적인 것들이라 그리 눈여겨 볼만한 것도 없습니다.
가볍게 읽어 보세요.
오늘도 본문에서 경어체는 생략합니다.
(1) 공문서 작성의 일반 규칙
① 글자의 색깔
- 기본적으로 검은색 또는 푸른색으로 작성한다.
- 도표 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요할 때에는 붉은색 사용해도 된다.
② 문서의 수정
- 수정할 부분의 중앙에 가로로 두선을 긋는다.
- 수정 부분이 중요한 부분일 경우 수정한 글자의 수를 표시한다.
- 수정한 곳에 수정한 자의 서명 또는 날인한다.
③ 면 표시
- 2장 이상으로 이루어진 문서일 경우, 문서의 아래 중앙에 면 표시를 한다.
- 면 표시는 다음과 같이 전체 면수, 이음표, 일련 번호를 함께 쓴다. 예를 들어 전체 면수가 5장일 경우, 둘째 장은 5-2로 쓴다.
- 첨부물의 경우 각 첨부물별로 따로 하되 전체면수는 생략해도 된다. 예를 들어 전체 면수가 3장이고, 2장의 첨부물이 있을 경우 다음과 같이 면 표시를 한다.
- 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면 수를 부여하면 된다. 예를들어 세 장으로 된 양면 문서라면 6-1, 6-2, 6-3, 6-4, 6-5, 6-6 으로 부여하면 된다.
④ 금액 표시
- 아라비아 숫자로 쓰고, 숫자 다음에 괄호를 하여 한글로 기재한다.
- 예를 들어, 123,450원을 나타내려면 다음과 같이 쓴다.
⑤ 문서 작성 방향
- 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
⑥ 숫자
- 문서에 쓰이는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 쓴다.
⑦ 날짜
- 연월일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다. (2002. 1.14)
⑧ 시간
- 시분의 표시는 24시각제에 따라 쓰되, 시·분 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. (19:30)
(2) 기안문 작성 방법
- 문서의 기안은 행정자치부령이 정하는 기안문으로 한다.
- 정기보고, 수시보고, 경미한 사항의 허가·인가·증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치 문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
- 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요할 때는 제 1안, 제 2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.
- 문서번호란, 수신기관란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문으로 따로 작성하지 않고 간이결재란을 찍어 이에 결재함으로써 기안문을 대신할 수 있다.
- 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조 기관 또는 보좌 기관의 검토를 받아야 한다.
- 문서의 내용이 행정 기관 내의 다른 보조 기관 또는 보좌 기관이나 다른 행정 기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다.
- 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 그 문서 또는 별지에 그 의견을 표시한다.
(3) 문서의 결재
- 문서는 해당 행정 기관장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조 기관 또는 보좌 기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조 기관 또는 보좌 기관의 결재를 받아야 한다.
- 행정 기관의 장은 사무의 내용에 따라 그 보조 기관 또는 보좌 기관으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있으며, 그 위임 전결 사항은 해당 기관의 장이 훈령으로 정한다.
- 결재권자가 휴가·출장 기타의 사유로 상당 기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다.
(4) 시행문의 작성
- 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서를 작성하여야 한다.
- 관보규정 제 17조의 규정에 의하여 시행문에 갈음하여 관보에 게재·공포하도록 한 문서에 대하여는 그 시행문을 1부만 작성할 수 있으며,
- 전신·전신타자·전화 또는 전산망으로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.
간단하죠? 위에서 규정 제 몇 조 이런 것 외울 필요없습니다.
이상 동주아빠 손병목이었습니다.
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