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   손병목  (2002-02-10 11:12:59, Hit : 7841, Vote : 1187)
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   [워드1급]제1과목-5.공문서의 처리(3)
공문서에 대해 벌써 세번째 시간이네요.
오늘은 공문서의 구성 요소와 작성 방법에 대해 알아보죠. 공문서의 구성 요소를 보면 아래 그림처럼 크게 두문, 본문, 결문으로 나눌 수 있습니다. 오늘은 그 중에서 두문에 대해서만 알아보죠.

본문 설명하는데 경어체를 생략합니다.





공문서 두문의 구성 요소와 작성 방법
공문서 두문에는 발신 기관명과 문서 번호, 시행 일자, 보존 기간, 수신란 등이 포함됩니다.

발신 기관명
  • 문서를 작성하는 기관 또는 단체의 이름을 기입한다.
  • 위 여백은 30㎜, 글자의 길이는 60∼80㎜로 하여 가운데 정렬한다.

  • 발신 기관명 아래에 우편 번호, 주소, 전화 번호, 팩시밀리 번호를 기재한다.
  • 우편 번호 아래에 담당 부서와 부서장, 담당자 이름을 차례대로 기재한다.
  • 우편 번호는 '우'자 다음에 한 자(두 칸) 띄우고 빈 칸 없이 쓴다.
  • 주소가 길 경우 도, 시, 군, 면, 리 등의 글자는 생략할 수 있다.
  • 전화 번호는 한글 10자(영문자 20자) 이내로 기입하되 괄호 안에 지역 번호를 기입하고 국번과 번호 사이에 하이픈(-)을 넣는다.
  • 팩시밀리(모사 전송) 번호도 전화 번호와 동일한 방법으로 기재한다.


문서 번호
  • 문서 번호는 기관 기호, 분류 번호, 기록물 등록 번호로 구성된다.

  • 기관 기호는 문서를 기안한 부서명을 약칭하여 두 자로 쓴다.
  • 부서명이 숫자일 경우는 숫자를 한글로 기재한다.
  • 분류 번호는 10진 분류법에 의거하여 기재하는데, 일반적으로 다섯자리 숫자로 표시한다.
  • 문서 등록 번호는 문서의 등록, 발송시에 부여하는 번호로서 연도별 일련 번호를 사용한다.


시행 일자와 보존 기간
  • 시행 일자는 문서를 작성한 날짜를 년, 월, 일을 온점(.)으로 구분하여 기록한다.
  • 보존 기간은 시행 일자 뒤의 괄호 안에 기입한다.
  • 수신처가 행정 기관이 아닌 경우에는 보존 기간을 기입하지 않는다.



    수신란
    • '경유'에는 수신처에 앞서 거쳐야 할 중간 기관 이름을 기재한다.
    • '수신'에는 문서를 수신할 접수 기관 또는 단체의 장을 기재한다.
    • 수신처의 수신 기관이 두 개 이상일 경우 '수신'에 '수신처 참조'라고 기술하고, 결문의 '수신처'란에 수신 기관의 이름 또는 수신처 기호를 표시한다.
    • '참조'에는 문서의 내용과 관련이 있는 기관이나 부서의 장을 기재한다.




    자, 오늘도 쉽죠? 그냥 읽어보면 알만한 내용들 뿐입니다. 조금 생소하게 느끼시는 분이 있으실지도 모르겠네요. 그럼 그냥 외우십시요. 그 방법밖에는 없습니다.

    이상 동주아빠 손병목이었습니다.

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