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Name |
| 손병목 |
(2002-02-10 11:16:24, Hit : 5692, Vote : 948)
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| Homepage |
http://www.itmembers.net |
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| Subject |
[워드1급]제1과목-6.공문서의 관리(2) |
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앞 강좌에서 이미 말씀드렸듯이 출제 비중이 갈수록 낮아지고 있는 단원입니다. 가볍게 읽어보시길 바랍니다.
과거 2급 시험에서는 문서의 보존과 폐기에 관해 곧잘 출제되곤 했습니다.
가령 이런 식이었죠.
- 다음 중 문서의 보존에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?
① 문서의 보존 기간은 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년의 7종이다.
② 문서의 보존 기간 기산일은 당해 문서를 처리, 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.
③ 전자 문서는 컴퓨터 파일로만 보존하여야 한다.
④ 보존 기간이 준영구 이상인 전자 문서를 컴퓨터 파일과 장기 보존 가능한 용지에 출력한 출력물로 함께 보존한다.
앞 강좌에서 이미 나온 내용인데, 보존 기간이 준영구 이상인 문서는 눈으로 판독 가능한 형태의 인쇄물로 중복 보존함을 원칙으로 합니다. 따라서 답은 3번이 됩니다. (이번 기회에 앞 강좌에서 해당 부분 다시 읽어 보세요...)
- 문서의 정리
- 공공 기관은 매년 3월 31일까지 행정자치부령이 정하는 바에 따라 전년도에 완결된 기록물을 정리하여야 한다.
- 공공 기관은 기록물을 정리한 때에는 그 결과와 기록물 등록대장 및 기록물철 등록부에 등록되어 있는 내용이 일치되도록 하여야 한다.
- 문서의 보존
- 보존 기간
- 기록물의 보존 기간은 영구·준영구·20년·10년·5년·3년·1년의 7종으로 구분한다.
- 기록물의 보존 기간은 보존 기간별 분류 기준과 기록물 분류 기준표에 정한 보존 기간을 기준으로 처리과의 장이 기록물의 정리시에 기록물철 단위로 책정한다. 다만 특별히 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물에 대하여는 전문 관리 기관의 장이 보존 기간을 직접 정할 수 있다.
- 보존 기간의 기산일은 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.
- 보존 기간이 준영구로 되어 있는 기록물에 대하여는 보조 기간의 기산일부터 50년이 경과하면 20년마다 관할 기록물 관리 기관의 장이 보존기간을 재분류하여야 한다.
- 보존 장소
- 보존 기간이 20년 이하인 기록물중 기록물 분류 기준표에 이관 대상으로 분류된 기록물은 보존 기간 종료시까지 관할 자료관 또는 특수 자료관에서 보존한다.
- 보존 기간이 준영구 이상인 기록물은 관할 전문 관리 기관으로 이관하여 보존하여야 한다.
- 공공 기관이 기록물을 당해 기관의 자료관 또는 특수 자료관에서 관리하고자 하는 경우에는 미리 당해 기록물의 기록물 분류 기준표의 변경을 요청하여 중앙 기록물 관리 기관 또는 특수 기록물 관리 기관이 당해 기록물의 보존 장소를 자료관 또는 특수 자료관으로 기록물 분류 기준표를 변경하게 하여야 한다.
- 보존 매체 수록
- 보존 기간이 준영구 이상인 기록물을 수록하는 보존 매체의 종류와 규격은 행정자치부령으로 정한다.
- 다음에 해당하는 기록물을 보존 매체에 수록하는 경우에는 마이크로 필름 기타 육안으로 판독이 가능한 보존 매체를 사용함을 원칙으로 한다.
① 보존 기간이 준영구 이상인 기록물중 원본을 폐기하고자 하는 기록물
② 원본 기록물의 보존성이 취약하여 대체 보존이 필요하다고 인정되는 기록물
- 기록물이 수록되는 마이크로필름 또는 광디스크 등에는 당해 보존 매체를 생산한 기록물 관리 기관의 기관 코드와 누년 일련 번호로 구성되는 필름 번호 또는 디스크 번호를 부여하여야 한다.
- 문서의 열람
- 보존 기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여는 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.
- 보존 기간이 준영구 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고 외의 지역으로 반출하고자 하는 때에는 당해 서고를 관리하는 기록물 관리 기관의 장의 승인을 받아 기록물 반출 반입서를 당해 서고 관리 책임자에게 제출하여야 한다.
- 보존 기간이 준영구 이상인 기록물의 열람은 당해 기록물이 수록된 보존 매체를 사용하여야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람에 제공하는 때에는 기록물 관리 담당자가 계속하여 입회하여야 한다.
- 정보 통신망에 의하여 기록물을 열람하고자 하는 자는 행정 자치부령이 정하는 바에 따라 사전에 기록물 관리 기관의 장으로부터 열람 대상 기록물의 범위와 열람 기간이 지정된 식별 번호를 부여받아야 한다. 다만 기록물의 목록만 열람하는 경우에는 그러하지 아니하다.
- 문서의 폐기
- 공공 기관이 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 대통령령이 정하는 바에 따라 미리 소관 기록물 관리 기관의 심사를 받아야 한다.
- 기록물 관리 기관의 장이 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 기록물 폐기 심의서를 작성하고, 이에 따라 폐기하여야 한다
- 기록물의 폐기는 기록물 관리 전문 요원의 심사 및 기록물 폐기 심의회의 심의를 거쳐 관할 기록물 관리 기관의 장이 행한다. 다만 기록물 분류 기준표상의 보존 기간이 준영구 이상인 기록물 중 보존 기간이 20년 이하로 분류된 기록물은 관할 전문 관리 기관으로 이관하여 기록물 관리 전문 요원의 심사를 거쳐 폐기하여야 한다.
공문서의 관리 단원도 끝났습니다.
다음 시간에는 전자출판의 개요에 대해 알아보죠.
이상 동주아빠 손병목이었습니다.
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